COVID-19 – Comment élaborer votre politique de voyage corporative

La pandémie de COVID-19 a énormément changé la façon de voyager. Les risques n’ont jamais été aussi élevés, ce qui signifie que toutes les entreprises devraient mettre en place ou adapter leur politique de voyage. Les voyages d’affaires ne se limitent plus à la simplicité de réserver un voyage et d’embarquer à bord d’un avion; il y a maintenant beaucoup plus d’étapes à prendre en considération dans le processus. Il est probable que cette tendance se maintienne à l’avenir.

Pour plusieurs entreprises, cette crise est considérée comme une parfaite occasion de redémarrer sur des bases plus solides en matière de politique de voyage. Avant la COVID-19, les intérêts des employés ne correspondaient pas toujours aux politiques de voyage corporatives. Mais pendant cette période sans précédent, il est crucial que les employés réservent leurs vols via les canaux préférentiels de l’entreprise pour assurer leur sécurité et une communication ininterrompue.

Comme de nombreux pays ouvrent leurs frontières aux voyageurs d’affaires et assouplissent les restrictions de voyage, les entreprises devraient avoir des politiques en matière de voyages plus complètes pour mieux protéger leurs employés. Cela ne signifie pas que tous les voyages d’affaires doivent reprendre; l’entreprise doit d’abord déterminer si le voyage en question est essentiel.

Déterminez si le voyage est nécessaire

Au début de la planification, en tant qu’employeur, questionnez-vous sur la réelle nécessité du voyage. Une réunion virtuelle serait-elle plus appropriée, considérant les circonstances ? Le voyageur devra-t-il être mis en quarantaine à son retour ? Si oui, pourra-t-il effectuer son travail depuis son domicile, compte tenu des exigences de quarantaine obligatoire ? Quels sont les conseils et avertissements aux voyageurs en vigueur pour le pays de destination ? En outre, il faut tenir compte de plusieurs facteurs personnels. L’employé ressent-il de l’anxiété à l’idée de voyager pendant la pandémie ? Côtoie-t-il une personne, par exemple un membre de sa famille, qui est à risque et/ou vulnérable ?

L’envoyer en voyage d’affaires sans tenir compte de ces éléments et des conséquences potentielles sur sa santé et sa motivation pourrait être désastreux. Il est donc important de non seulement tenir compte des principes habituels du devoir de diligence, mais aussi de faire preuve d’empathie et de patience dans ces circonstances particulières.

Toutes les politiques de voyage doivent interdire tout voyage corporatif inutile. La politique doit définir clairement ce qui est considéré comme un voyage d’affaires essentiel. Qu’il s’agisse de voyages domestiques ou internationaux, votre politique en matière de voyages doit établir des lignes directrices claires pour les employés avant qu’ils ne passent à l’action et réservent un voyage d’affaires.

L’âge et l’état de santé de l’employé sont d’autres facteurs importants pour déterminer s’il est sécuritaire pour lui de voyager. Les employés plus âgés et/ou souffrant déjà de problèmes de santé sont plus à risque de présenter des symptômes graves. Selon l’OMS, les données disponibles à ce jour suggèrent que deux groupes de personnes sont plus exposés au risque de contracter un coronavirus grave. Il s’agit des personnes âgées (c’est-à-dire les personnes de plus de 60 ans) et de celles ayant déjà des problèmes de santé (tels que les maladies cardiovasculaires, le diabète, les maladies respiratoires chroniques et le cancer).

Alignez-vous sur les objectifs de l’entreprise

Alignez la politique de voyage sur les buts et objectifs commerciaux de l’entreprise. Les employés doivent-ils absolument se déplacer pour atteindre les objectifs de l’entreprise ? Le même travail peut-il être effectué à distance ? Une étude réalisée par Accenture évalue les dépenses excessives brutes des entreprises dans la catégorie des voyages d’affaires entre 20 et 30 %. La politique en matière de voyages doit viser à réduire ces dépenses excessives. Il faut s’assurer que la direction s’aligne sur la politique des voyages avant de la diffuser. La politique doit être alignée sur la culture de l’entreprise, dans tous les départements et bureaux.

Communiquez le message

La politique de voyage doit être facile à comprendre et doit répondre à toutes les préoccupations relatives à la sécurité des employés, aux mesures de sécurité des hôtels, aux canaux de réservation préférentiels et aux moyens de communication. Elle doit également déterminer clairement comment l’entreprise prévoit inciter au respect des règles.

Choisissez la technologie qui reflète le mieux votre nouvelle politique de voyage

Une fois votre politique de voyage mise en place, trouvez une solution complète de gestion des voyages qui vous aidera à l’appliquer efficacement. Cet outil devrait améliorer l’expérience de voyage afin d’encourager les employés à l’utiliser.

Faites plaisir à vos voyageurs avec Zii, qui offre une série de fonctionnalités qui rendent l’expérience utilisateur aussi simple que possible, de la réservation d’un voyage au choix des meilleurs hôtels, en passant par l’accès facile à toutes les informations dont les employés ont besoin pour leurs voyages, dont les conseils et avertissements aux voyageurs.

Une politique de voyage facile à comprendre – Zii vous guide à chaque étape en montrant aux employés les lignes directrices de votre politique de voyage. Vous avez accès à toute l’information nécessaire au moment opportun. Plus besoin de lire le fichier PDF en entier pour connaître la politique de voyage.

Réduction des frais de voyage – Les choix des voyageurs ne sont pas toujours conformes à la politique et sont difficiles à suivre avec les outils traditionnels de gestion des voyages. Zii vous oriente dans la bonne direction et vous montre où identifier les possibilités d’économies tout en vous permettant de contrôler les dépenses excessives.

Cela dit, vous pouvez faire toute la différence en aidant vos voyageurs à se sentir plus confiants lors de leurs déplacements pendant la crise de COVID-19, en tirant parti d’une bonne planification, d’une bonne communication ainsi que d’une politique de voyage facile à suivre. Demandez une démo pour voir comment Zii peut vous aider à optimiser vos voyages d’affaires.

Articles par Catégorie

À propos de Zii

Zii est une plateforme complète, qui relie tous les aspects de la gestion des voyages. Zii est une solution globale qui améliore l’expérience des voyageurs tout en ayant un réel impact sur vos revenus.

Latest Blog

Pas facile d’être la seule femme à la table

Pas facile d’être la seule femme à la table

LE MARCHÉ DU TRAVAIL A BESOIN D'ÊTRE REPENSÉ. Inspirée par les différents mouvements sociaux découlant des récents événements, notre équipe marketing a réalisé une vidéo en l'honneur du Mois de l'histoire des Noirs. Cette vidéo met en scène Nelson Kana, un jeune homme...

7 conseils pour optimiser votre processus de gestion des voyages

7 conseils pour optimiser votre processus de gestion des voyages

La COVID-19 a apporté d'importants changements aux organisations et à leur processus de gestion des voyages, dont la modification des politiques de voyage, la restriction des déplacements, la communication plus fréquente que jamais des mises à jour et des changements...

Comment la ludification peut améliorer vos résultats

Comment la ludification peut améliorer vos résultats

Introduction à la ludification Si vous n’êtes pas familier avec le processus, la ludification, ou « gamification » en anglais, est l'application d'éléments de jeu à d'autres domaines, comme les applications de marketing ou les sites web, à des fins de formation et...