7 conseils pour optimiser votre processus de gestion des voyages

La COVID-19 a apporté d’importants changements aux organisations et à leur processus de gestion des voyages, dont la modification des politiques de voyage, la restriction des déplacements, la communication plus fréquente que jamais des mises à jour et des changements aux voyageurs, la garantie de la sécurité des voyageurs et la gestion des risques. Bref, beaucoup de choses se sont passées ces derniers mois. La responsabilité des organisations consiste désormais à faire preuve d’empathie envers leurs employés et à leur fournir des outils pour rendre leur travail plus facile et plus sécuritaire. Pour un travail qui comporte le stress de voyager, de gérer des voyages ou d’organiser ceux-ci, fournir les bons outils pour aider toutes les personnes concernées apportera la tranquillité d’esprit et diminuera les inquiétudes. Optimisez votre processus de gestion des voyages grâce aux 7 conseils ci-dessous.

1. Augmentez l’adoption en ligne grâce à un outil de réservation facile à utiliser

L’utilisation d’un outil de réservation en ligne (OBT) permet aux voyageurs de profiter de tarifs négociés auprès des fournisseurs privilégiés, coûte moins cher par transaction et permet de recueillir les données de manière efficace. Lorsqu’une entreprise utilise un OBT, elle s’assure que le voyageur obtienne ce dont il a besoin, elle fait gagner du temps à l’organisateur de voyages et supprime les étapes inutiles en regroupant tout en un seul endroit pratique. Lorsque vous choisissez votre outil de réservation en ligne, gardez à l’esprit la simplicité de l’interface utilisateur. Un outil facile à utiliser incitera certainement les voyageurs à l’utiliser et à profiter de ses avantages. De plus, l’organisation peut mieux gérer ses dépenses de voyage et son programme de voyages si les voyageurs utilisent tous le même outil. C’est une situation gagnant-gagnant.

2. Révisez les politiques de voyage et rendez-les facilement accessibles aux voyageurs et aux organisateurs de voyages

La mise à jour des politiques de voyage permettra de s’assurer que toute personne qui voyage est au courant des directives et sait ce qui est permis. Tous ces éléments doivent être inclus dans la politique de voyage de votre entreprise : les règles en matière de prix, les directives pour les groupes, les voyages qui doivent être approuvés au préalable et la personne à contacter pour approbation. L’adoption d’une plateforme qui rend ces politiques et lignes directrices facilement accessibles améliorera l’expérience du voyageur. De nombreuses organisations ont leur politique de voyage en format PDF enregistré quelque part sur leur intranet, ce qui rend difficile pour les voyageurs de la trouver quand ils en ont besoin. La possibilité d’avoir la politique de voyage facilement accessible au moment de la réservation sur la même plateforme permettra aux voyageurs et aux organisateurs de gagner beaucoup de temps et d’assurer la conformité. Une plateforme de gestion des voyages comme Zii intègre votre politique des voyages et montre ses lignes directrices aux voyageurs qui ont ainsi plus de faciliter à respecter la politique lorsqu’ils réservent un voyage.

3. Facilitez l’auto-évaluation grâce à des données mises à jour en temps réel

Les entreprises qui utilisent des outils traditionnels pour gérer leurs voyages d’affaires manquent de visibilité quant aux données relatives aux voyages. Les entreprises ont besoin d’une visibilité totale en temps réel pour identifier rapidement les possibilités d’économies et gérer les risques efficacement. C’est pourquoi l’utilisation d’un outil intégré de gestion des voyages peut changer la façon dont les entreprises gèrent ceux-ci et avoir un impact sur leurs résultats financiers; plus besoin d’attendre des rapports qui prennent plusieurs jours à produire et des heures à comprendre. Lorsque les voyageurs utilisent des outils en ligne, les données sont mises à jour en temps réel au fur et à mesure. Avec Zii, les voyageurs peuvent accéder à des analyses qui les concernent et télécharger les données instantanément en un seul clic.

4. Proposez un incitatif pour améliorer la conformité

Chaque entreprise a une politique de voyage, mais nous savons tous que les intérêts des voyageurs ne sont pas toujours en symbiose avec ceux de leur entreprise. Certains ne connaissent tout simplement pas leur politique de voyage ou ont simplement jeté un coup d’œil à celle-ci et procèdent tout de même à leur réservation en suivant ce qu’ils pensent être les lignes directrices. D’autres effectuent leurs réservations sans tenir compte des politiques ou des procédures. Il devient donc crucial pour les entreprises d’utiliser des outils et des incitatifs qui peuvent automatiquement guider les employés vers les meilleures pratiques de l’entreprise. Cela évite d’avoir à obtenir constamment des approbations, à envoyer des courriels, à poser des questions et à parcourir plusieurs pages de la politique de voyage pour trouver des informations cruciales.

Une tendance croissante à l’heure actuelle est d’utiliser la ludification et le partage des gains. Dans certaines entreprises, si les voyageurs prennent une décision qui permet à l’organisation d’économiser de l’argent, les gains sont partagés entre celle-ci et le voyageur. Chez Zii, nous avons décidé d’adopter une approche différente; nous utilisons l’influence sociale pour encourager un meilleur comportement. Lors de la réservation d’un voyage, le voyageur ou l’organisateur de voyages voit clairement quelles options sont conformes à la politique de voyage qui est intégrée à l’outil et celles qui ne le sont pas. La prise de décision aura un impact sur la performance de l’employé en matière de voyages, ce qui permettra de détecter plus facilement les valeurs aberrantes et les dépenses élevées. La visibilité en temps réel que Zii fournit sur la conformité et le coût de la non-conformité oriente le comportement vers l’amélioration des performances. En mettant en lumière l’impact d’une décision, Zii permet aux employés et aux responsables d’en prendre des bonnes et encourage un meilleur comportement. Les chiffres sont très révélateurs.

5. Gérez les risques et protégez vos voyageurs

La notion sécurité est particulièrement critique aujourd’hui. Les voyages étant l’un des secteurs les plus touchés par la COVID-19, il est plus important que jamais que les entreprises exercent leur devoir de diligence pour protéger les employés en déplacement. Le stress est élevé pour ceux qui voyagent pour affaires et sans eux, de nombreuses entreprises ne seraient pas là où elles sont aujourd’hui. Il est de la plus haute importance que ces employés soient reconnus pour ce qu’ils font et qu’ils se sentent protégés par leur employeur.

L’adoption d’une solution efficace en matière de devoir de diligence figure en tête de liste des priorités de nombreuses entreprises. Celles-ci doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger et optimiser la sécurité de leurs voyageurs en utilisant un outil qui permet leur suivi géographique, une communication facile avec eux et d’autres dispositifs de sécurité. Le coût supplémentaire est facilement couvert par les économies générées par l’efficacité accrue et l’amélioration du comportement résultant de l’utilisation et du suivi des notes des voyageurs. Ce type de gestion des risques va changer la donne pour les entreprises et les employés.

6. Simplifiez la communication entre les voyageurs, les gestionnaires et les organisateurs de voyages

Alors que les voyages d’affaires commencent à reprendre, la communication sera essentielle pour garantir le respect des nouvelles politiques de voyage, l’utilisation des crédits non utilisés et la sensibilisation de tous aux mises à jour importantes du programme de voyages.

Il est essentiel de simplifier les processus de communication pour s’assurer que toutes les parties sont au courant de chaque étape franchie. L’utilisation d’un seul outil pour faciliter une telle communication peut réduire considérablement les risques de confusion. Lorsque les voyageurs savent où se trouvent les informations, le processus est automatisé pour devenir plus rapide, plus efficace et plus facile pour tout le monde.

7. Utilisez un outil complet de gestion de voyages comme Zii

L’utilisation d’un outil complet de gestion de voyages qui s’intègre à votre outil de réservation en ligne fournit une solution de devoir de diligence simplifiée. De plus, les rapports produits en temps réel optimiseront votre processus de gestion des voyages.

Zii est une plateforme tout-en-un qui propose des outils et des informations pour faciliter la gestion de vos voyages. En reliant tous les points de la gestion des voyages, qu’il s’agisse de la réservation, de la gestion des dépenses, de la réconciliation des cartes de crédit, de la création de rapports ou du soutien de votre devoir de diligence, Zii fournit une solution simple qui améliore l’expérience des voyageurs tout en ayant un réel impact sur vos résultats.

Le contexte actuel représente le meilleur moment de l’histoire pour un changement de solution de gestion des voyages corporatifs. Partout, les entreprises et les organisations ont été contraintes de s’adapter. Ce changement dans la bonne direction apportera des améliorations incroyables à la satisfaction de vos voyageurs et aux finances de votre entreprise.

Faites partie de cette nouvelle révolution de la gestion des voyages d’affaires.

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